rrhhrecursos humanossoftwareHERRAMIENTAS

Software de RRHH, la herramienta que estás buscando

Publicado el jueves, 13 de diciembre de 2018 a las 10:05

Cada vez son más los profesionales que se están dando cuenta de que no es viable contar con grandes departamentos de Recursos Humanos, ya que una gran cantidad de tareas pueden ser automatizadas ahorrando así tiempo y recursos. Para ello es muy importante contar con un Software para la gestión de Recursos Humanos que agilice dichas tareas.

La gestión de los recursos humanos en las empresas ha cambiado en gran manera en los últimos tiempos, o al menos debería haberlo hecho. Los profesionales saben que no son viables grandes departamentos, en los que diferentes miembros del equipo realizan tareas que se pueden automatizar y que en muchos casos se duplican, con la consiguiente pérdida de tiempo y recursos.

Aunque resulte paradójico, la tecnología que está tan presente en la vida privada de todos, no lo está igual en el mundo profesional. Es decir, no todas los negocios explotan al máximo este recurso tan importante. Cuando esto sucede, el trabajo se resiente y los recursos de la empresa no se aprovechan de la manera adecuada. ¿Cuál es la solución? Apostar por herramientas que suplan todas las carencias que estamos comentando. Por supuesto, deben simplificar los procesos y no complicarlos. Contar con un software de Recursos Humanos que agilice el trabajo resulta clave para conseguirlo. ¿Conoces esta herramienta? ¿Tu empresa ya la está utilizando? Al final de este artículo sabrás por qué debes trabajar con un servicio como este.

¿Todas las empresas tienen su propio software de Recursos Humanos?

Gracias a la tecnología, existen diferentes herramientas que te permiten gestionar el departamento de Recursos Humanos de forma sencilla. Si se digitalizan todos los procesos, las empresas evitan tener que realizar ciertas tareas a mano, una forma en la que no solo se pierde el tiempo, sino que además pone en riesgo información importante que se puede perder.

A pesar de lo comentado, una buena cantidad de compañías aún no ha implantado estas ayudas en sus negocios. El software de Recursos Humanos es imprescindible para gestionar de forma efectiva este departamento. Su objetivo principal es conseguir que el trabajo se realice de manera más rápida y sencilla, aumentado la productividad del negocio y por lo tanto su rentabilidad también.

Resulta útil tanto para empresas grandes, como para otras más pequeñas. Lo ideal es encontrar una herramienta que cubra todas las necesidades del departamento de Recursos Humanos, y no tener que utilizar más de una.

Softwares de Recursos Humanos

Hay tres tipos de softwares de Recursos Humanos, que ofrecen distintos servicios. Vamos a explicarte en qué consiste cada uno de ellos. Pero antes, te hablamos de un cuarto software, nos referimos al E-HRM, que se encuentra alojado la nube. Suele utilizarse para empresas con pocos empleados y que trabajan en un sector determinado.

Más adelante, veremos otro tipo de software de Recursos Humanos en la nube, se trata de una herramienta que debes valorar, ya que cubre todas las necesidades de cualquier tipo de empresa.

Estos los 3 softwares de Recursos Humanos más utilizados.

HRIS (Human Resources Information System)

Sistema de información de Recursos Humanos que sirve par administrar todo el capital humano de una empresa, mediante diferentes funciones que se utilizan para gestionar toda la información. También facilita las comunicaciones con todos los empleados. Permite mantener al día todos los procesos de la empresa que guardan relación con los trabajadores. Estas son algunas funciones que puede realizar:

Realizar nuevas contrataciones.
Controlar las ausencias.
Gestionar las prestaciones.
Realizar cualificaciones.
Portales de autoservicio.
Elaboración de análisis y de informes.
Efectuar notificaciones por email.

HCM (Human Capital Management).

Se trata de un software para la gestión del capital humano, con el que puedes gestionar todo lo que veíamos en el punto anterior, y otras funciones relacionadas con los empleados de la empresa. El objetivo es optimizar no solo los procesos, sino también el rendimiento de los trabajadores. Un software HCMtiene todas estas posibilidades:

Conocer el rendimiento de los empleados, incluso si trabajan fuera del país.
Ayudar a que los trabajadores se integren en el software.
Gestionar los ascensos y las subidas de sueldo.
Elaborar los salarios.

HRMS (Human Resources Management System)

HRMS es un sistema de gestión de Recursos Humanos, permite administrar todos los asuntos relacionados con la plantilla de la empresa. Pueden realizar un seguimiento completo de la productividad del negocio y, de esta forma, conocer qué carencias muestra. Una vez que se tienen estos datos, se pueden tomar las medidas oportunas. Con un software HRMS puedes realizar estas gestiones, además de todas las que realizan los dos softwares anteriores:

Conocer y gestionar el talento de los empleados.
Elaborar las nóminas.
Ocuparse de la formación de los empleados.

A lo largo de las siguientes líneas irás teniendo cada vez más claro qué software de Recursos Humanos te interesa.

¿Qué ventajas te ofrece utilizar un software de Recursos Humanos?

Ahora que ya conoces qué te ofrecen los softwares de Recursos Humanos, te interesa tener claro por qué se trata de una herramienta imprescindible. Lo es por las muchas ventajas que te ofrece, de las que repasamos a continuación las más importantes.

1. Consigue incrementar la productividad

Como sabes tú mejor que nadie, el departamento de Recursos Humanos es probablemente el que más carga de trabajo soporta. Dependiendo de cómo se gestione la información de la plantilla, la empresa será más o menos productiva.

Ninguna empresa puede ser efectiva si realiza este trabajo utilizando una hoja Excel, o peor aún, por medio de anotaciones en papel. Sin embargo, cuando las tareas están automatizadas todo el departamento de Recursos Humanos se beneficia, ya que no tiene que ocuparse de labores de las que se puede encargar el software que se tenga contratado. Ese tiempo, podrá destinarse a otras labores que sí requieren una atención más personal.

2. Contribuye a que tomen las mejores decisiones

Cuando se toman decisiones apoyándose en información verídica las posibilidades de éxito aumentan. Pero muchas veces, por no contar con todos los datos, el equipo se precipita y comete errores que podrían haberse evitado.

Es vital que cuentes con toda la información que necesitas sobre la plantilla de tu empresa, pero que además esté ordenada y que sea accesible en todo momento. De esta forma, la gestión de todo el departamento se vuelve mucho más sencilla y consigue resultados excelentes que redundan en el bien de la empresa.

Conocer las necesidades de cada empleado es imprescindible para darle la ayuda que precisa. Con un software de Recursos Humanos formarás a quienes tienen esta necesidad, pero también optarán a un ascenso aquellos que estén más cualificados para alcanzarlo.

3. Se reducen los costes

Debido al volumen de trabajo que tiene este departamento, es frecuente contar con un equipo compuesto por varios miembros. Si se automatizaran muchas de las funciones que realiza, se podría tener una mejor gestión de los recursos, reduciendo el equipo o destinando algunos de sus integrantes a otros departamentos de la empresa. Así conseguirás reducir el gasto que hace tu empresa en este asunto.

4. Se consigue una mejor comunicación

Cuando se trabaja con un software de Recursos Humanos la comunicación es siempre mucho más rápida y fluida. Además lo es a todos los niveles, entre los miembros del departamento, con los trabajadores y también con el equipo directivo.

Una buena comunicación siempre beneficia a la empresa, los problemas se resuelven antes, el trabajo se realiza de manera más eficaz, se comparten intereses comunes, se debate sobre un asunto concreto…

5. La información siempre está protegida

Las empresas se sienten muchas veces vulnerables en todo lo relacionado con la protección de sus datos. Para protegerlos, una opción magnífica es que se almacenen directamente en la nube. Por supuesto, los softwares de Recursos Humanos están programados para que nunca se pierda la información.

Cómo elegir el software de recursos humanos para tu empresa

Una vez que has llegado hasta aquí, seguro que ya estás convencido de la importancia de contar con un software de Recursos Humanos, la duda que surge es cómo escoger entre todas las posibilidades que te ofrece el mercado. A continuación, repasamos contigo 7 pasos que debes seguir para conseguir realizar la mejor elección.

Recopila información. Cuando vas a tomar una decisión tan importante como esta, es necesario que recopiles toda la información que te sea posible. Si se decide algo sin contar con todos los datos, las posibilidades de acertar se reducen. Un error en este campo puede tener serias consecuencias, por lo que hay que evitarlos en la medida de los posible. Averigua todas las prestaciones del software y cómo pueden cubrir las necesidades de tu negocio.
Analiza las distintas herramientas. Cuando ya has hecho una primera selección, puedes evaluar cada una de las opciones, desde diferentes primas. Si así lo haces, comenzarás a tener más clara tu decisión final.
Expectativas realistas. Comprueba en todo momento que aquello que te promete la herramienta que has elegido es real. Si tienes unas expectativas demasiado altas, la decepción será la consecuencia de creer que el software tiene unas posibilidades con las que en realidad no cuenta.
Cíñete a un presupuesto. Si no tienes un presupuesto concreto, la contratación de un software de RRHH puede generar problemas a tu empresa. Es cierto que con una herramienta como esta puede optimizar el trabajo que se realiza a diario en la compañía, con el consiguiente ahorro de costes. Pero debes tener claro qué dinero puedes invertir y si merece la pena que te cuestiones si se puede aumentar.
Si puedes tener acceso al testimonio de algún cliente anterior, no lo dudes, saber su opinión te permitirá conoce mejor cómo funciona esta herramienta. Los casos de éxito convierten en real este software, incluso antes de empezar a utilizarlo.
Pide una demo. Es frecuente que los proveedores de software de gestión de personal cuenten con una demo gratuita, para que puedes comprobar cómo funciona realmente su producto. Si lo has probado, es más sencillo que puedas tomar una decisión acertada.
Conoce el soporte que te ofrece. Es necesario que la empresa que te da el servicio te ofrezca el soporte que necesitas desde el principio. Resolverá tus dudas cuando se están implantando los cambios y después seguirá dándote la asistencia que precisas. Sin olvidar, que debe formar a todos tus empleados para que sepan cómo usar esta herramienta.

¿Por qué contratar un software de Recursos Humanos en la nube?

Ya te lo decíamos en los párrafos anteriores, contratar un software de Recursos Humanos en la nube es una opción muy favorable para tu empresa. Te damos 6 razones de peso para respaldar esta afirmación:

La tecnología en la nube es una alternativa rápida y sencilla. Una vez que cuentas con ella, no será complicado que le saques el mayor partido posible.
En la actualidad, no siempre es imprescindible estar en una oficina para trabajar. Así que contar con una herramienta que puedas utilizar todos los días del año y a todas las horas, te permite ser flexible y trabajar desde cualquier sitio.
El mantenimiento de esta clase de software no conlleva demasiado gasto. Como bien supones, cualquier gestión se realizará siempre de forma remota.
No temas, cualquier dato que alojes en la nube siempre estará protegido. Piensa que la información se encuentra más segura que en ningún otro sitio. Una opción es solo permitir el acceso a quienes disponen de las credenciales necesarias.
Puedes trabajar con tu equipo de manera remota, desde cualquier lugar y en todo momento.
Portal de autoservicio. Sirve para que los colaboradores puedan acceder y modificar sus datos en cualquier momento.

¿Quieres saber cuál es el mejor software de Recursos Humanos? En las siguientes líneas lo tendrás claro.

OrgOS: el software de Recursos Humanos que necesitas

Llegados a este punto, seguro que ya sabes que contar con un software de Recursos Humanos es imprescindible, al menos si quieres que el departamento de RRHH consiga alcanzar sus objetivos, además de optimizar todo el trabajo que realiza.

OrgOS es hoy por hoy el software de Recursos Humanos más completo que puedes encontrar el mercado. Es una ayuda imprescindible para gestionar las diferentes tareas que realiza el departamento a diario. No necesitas ninguna otra herramienta para poder controlar todo lo que tiene que ver con la gestión de los Recursos Humanos. Toma nota de sus funciones más importante:

Selección de personal. Con un software de Recursos Humanos cualquier gestión relacionada con la selección de personal puede ser automatizada. De esta forma, encontrar y seleccionar los mejores candidatos será sencillo, ya que siempre basarás tus decisiones en datos reales.
Vacaciones, días libres y absentismo. Para un responsable de Recursos Humanos resulta impensable no controlar a diario quién acude a su puesto de trabajo y quién no lo hace. Debe conocer la situación de todos los que se ausentan, para saber si la falta está justificada o no. Podrás configurar las políticas y procesos de aprobación de tu empresa, y tener un controlador de presencia.
Horarios. Siguiendo la línea del párrafo anterior, con esta nueva herramienta podrás gestionar los horarios y los turnos de trabajo, comunicárselos a tus empleados y después saber si se están cumpliendo.
Gestión documental. Organizar la información de cada empleado no puede ser más sencillo, ya que la herramienta te da la posibilidad de tener un perfil de cada trabajador.
Onboarding. Se trata de una función bastante novedosa, que está pensada para que puedas dar la mejor bienvenida posible a los nuevos empleados. Así será más sencillo que se involucren y que puedan vivir el negocio como si fuera suyo.
Feedback. Con OrgOS los miembros de tu plantilla podrán hacerte llegar comentarios honestos, te ayudarán a conocer qué necesitas, pero también a realizar algunos cambios si detectas que puedes introducir mejoras.

Ya lo sabes, OrgOS es el mejor software de Recursos Humanos al que puedes acceder. Te invitamos a que solicites ya más información sobre esta herramienta y empieces a disfrutar de todo lo que te ofrece.