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Herramientas para gestionar el tiempo y organizar nuestra agenda diaria

Entrevista a Javier Arnal, de Depro Consultores

Publicado por zubiria
lunes, 13 de mayo de 2013 a las 09:18

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Javier Arnal

Javier Arnal, de Depro Consultores

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Javier Arnal, de Depro Consultores

¿Por qué la frase más recurrente cuando hablamos con profesionales, empresarios/as, empleados/as es “no tengo tiempo”?

El mundo va muy deprisa, y no tenemos tiempo para preocuparnos del tiempo y sin embargo lo perdemos con mucha más frecuencia de lo que somos conscientes.

El tiempo es un recurso, y de cómo lo administremos dependerá no solo nuestro éxito profesional, sino nuestro bienestar personal.

¿Cuántas veces nos hemos parado a pensar en los últimos años si estamos dedicando el tiempo necesario a las actividades que son importantes en nuestro puesto de trabajo?

¿Cuánto tiempo dedicamos a la planificación diaria, semanal y mensual?

¿Acabamos el día habiendo realizado todas las tareas que nos habíamos propuesto?

¿Trabajamos demasiadas horas porque son otros los que manejan nuestro tiempo?

Esta entrevista va precisamente de eso, cómo gestionar de la mejor manera nuestro tiempo, y qué herramientas podemos utilizar para ayudarnos.

Entrevistamos a Javier Arnal, de Depro Consultores, economista y experto en organización y productividad personal.

En primer lugar, para encuadrar el tema, explícanos ¿qué significa el concepto de “gestión del tiempo”?

El tiempo es un bien finito, imprescindible para cualquier actividad. No se puede almacenar, ni sustituir o cambiar por cualquier otro recurso.

Quien gestiona bien su tiempo, gestiona bien su vida. Quien no encuentra tiempo para reflexionar, planificar o programar, es difícil que saque adelante un proyecto de cierta envergadura. Seguramente no encuentre tiempo ni para si mismo.

Cuando hablamos de gestión del tiempo, nos referimos a todas aquellas actividades de planificación y organización que tenemos que hacer para conseguir los objetivos que nos hemos propuesto.

Realmente, el tiempo no se puede gestionar, porque el tiempo va pasando y no puedo frenarlo ni estirarlo ni almacenarlo para usarlo más adelante. En si de lo que podemos hablar es de gestión de actividades o tareas, pues sólo empezando, haciendo y terminando tareas es cómo podemos conseguir lo que nos planteemos, nuestros objetivos.

¿Por qué crees que muchos de nosotros no somos capaces de gestionar nuestro tiempo correctamente?

La gestión de nuestra atención y el compromiso que nos imponemos hacia ciertas tareas es algo que no nos han enseñado ni en el colegio, la universidad o en escuelas de negocio y resulta que estas son habilidades personales que marcan la diferencia en los resultados profesionales.

¿Gestionar nuestra agenda diaria y semanal es realmente tan difícil?

No es tan difícil en el sentido que requiere tener unos conocimientos sobre cómo gestionar objetivos, proyectos y tareas que hay que aprender utilizándolos. Lo que más nos cuesta a las personas es el esfuerzo de incorporar esas actividades y convertirlas en rutinas.

Es como si me preguntas si es difícil hacer 30 minutos de ejercicio todos los días. Habrá una componente que sea conocer cómo debo hacer correctamente el calentamiento, los estiramientos y las tablas de ejercicios, pero normalmente el principal obstáculo va a ser mi motivación para cada día hacer el esfuerzo de ponerme a hacer ejercicio. Cuando esto lo logro durante un tiempo, empieza a convertirse en una rutina y resulta menos difícil.

¿Existen herramientas informáticas que nos pueden ayudar a mejorar esto. Explícanos 2 o 3?

Sí, algunas de las herramientas son:

Remember The Milk

Wunderlist

FacileThings-Para el método GTD

EverNote

La lista de la compra – CAPTURAR, hacer listas repetitivas,..

¿Qué hacen?¿Para qué sirven?

Capturar (Anotar, registrar) las cosas que nos pasan por la cabeza y se pueden convertir en tareas.

Organizarlas y priorizarlas

Asignarles tiempo de realización

Asignarles fecha

Plantear objetivos y hacerlos trozos más digeribles como son los proyectos y tareas

Sincronizar con tu agenda o calendario

Darte estadísticas de tiempos empleados y tareas hechas por día, semana, etc.

Sirven para relajarnos sabiendo que hemos capturado una cosa y dejar de preocuparme por esa cosa para poder centrarme en lo que estoy haciendo ahora. Y también ayudan a gestionar tareas y proyectos igual que lo podemos hacer en papel pero con la ventaja de que está accesible en la nube, lo puedo sincronizar en varios ordenadores, tablet o móvil, lo puedo compartir con otras personas de mi equipo incluso que estén a distancia.

Estas herramientas son más a nivel profesional, ¿pero a nivel personal, qué nos puedes aconsejar? (¿las mismas?)

Sí, yo siempre comento que no distingo al profesional de la persona, es decir, al igual que en el ámbito profesional yo tengo objetivos y hago tareas, también ocurre a nivel personal. Por ejemplo, si me siento con mi mujer 10 minutos a plantear qué vamos a hacer el fin de semana seguramente no difiere mucho de cuando me siento a organizarme un día de trabajo, en ambos casos persigo un objetivo y defino acciones para lograrlo e incluso las distribuyo a lo largo de las horas del día.

Si nos vamos a ir un fin de semana de turismo rural con la familia, seguramente unos días antes tendré que definir a qué destino, buscar casa u hoteles en la zona, hacer una llamadas para ver precios y disponibilidad, reservar, pagar una señal, buscar en internet cosas chulas que ver en la zona, buscar un restaurante, hacer la maleta, comprar alguna cosa que me hace falta para llevarme al sitio, etc., son una serie de cosas para asegurar que el fin de semana va a ser un éxito. Y esas cosas a hacer las tendré que organizar en mi agenda unos días antes si no quiero llegar al día de irnos de fin de semana rural y tener un estrés tremendo porque me faltan muchas cosas por hacer. Si me ocurre ésto, ya no estoy disfrutando con ese fin de semana. Es el mismo proceso que cuando abordo cualquier tarea o proyecto en el ámbito profesional.

Hay personas que argumentan que es quitarle espontaneidad a tu faceta personal, pero yo creo que saldrá mejor un fin de semana y lo disfrutaré más si lo preparo un poco que si lo dejo todo al azar y la improvisación.

¿Qué barreras o miedos crees que pueden existir a la hora de implantar en la empresa este tipo de herramientas?

Los mismos que cuando quieres hacer cualquier cambio. A las personas no nos gusta cambiar porque implica un esfuerzo de aprendizaje y eso cuesta.

Si lo pintamos como un cambio tal cual, no triunfa, tenemos que ayudar a las personas a visualizar los beneficios que reporta utilizar estas herramientas. Cuando vean en concreto cada persona, en qué les va a ayudar y lo traducen en un beneficio “con nombre y apellidos”, entonces tendrán interés por el cambio.

Por ejemplo, si yo veo que por utilizar una herramienta de este tipo voy a bajar mi nivel de estrés porque tengo visibilidad de todas las tareas pendientes, querré utilizarla.

Otro ejempo, es que si puedo compartir las tareas de un proyecto con un compañero de trabajo y eso hace que no nos tengamos que reunir para actualizarnos porque ya lo vemos a través de internet, eso hace que ahorremos tiempo para dedicarlo a otras tareas o para terminar antes de trabajar. Si termino antes en el trabajo puedo hacer otras cosas que también me gusten.

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Usuario: zubiria

Canal: CEEI Castellón

Fecha publicación: 13/05/2013 09:18

Url: http://ceeicastellon.emprenemjunts.es/?op=8&n=6987

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Usuario sin logear

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